Aby rekrutacja była zgodna z prawem nie możemy naruszyć pewnych zasad. Zwykle chcemy zadać jak najwięcej pytań aby sprawdzić wszystkie umiejętności, wiedzę i dopasowanie do zespołu. Przepisy prawne przewidują jednak pewne ograniczenia. Istnieje pula informacji, o które nie możemy pytać kandydatów. Jakich danych nie możemy pozyskać? Czytaj w artykule.
Dane przy rekrutacji
Na przestrzeni ostatnich lat przepisy dot. danych, które możemy pozyskiwać od przyszłych pracowników trochę się zmieniały. Do 2019 r. firma mogła poprosić kandydata o wszystkie dokumenty, potwierdzające jego osiągnięcia i umiejętności. Zakres tych dokumentów był bardzo szeroki, np. świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie, świadectwa ze szkoły i inne.
Zgodnie z obecnymi przepisami art. 22 Kodeksu pracy rekruterzy mogą pytać wyłącznie o:
- imię i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
- kwalifikacje zawodowe,
- wykształcenie.
Istnieją oczywiście wyjątki. Przykładowo, jeśli zatrudniamy pracownika ochrony, możemy poprosić o zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. Jest to opisane w konkretnym przepisie prawa, w innym przypadku nie możemy prosić o podanie danych nadmiarowych. O kwalifikacje i dotychczasowe zatrudnienie możemy zapytać tylko jeśli jest to konieczne do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
O co pytać kandydata?
Musimy pamiętać, że przy rekrutacji na konkretne stanowisko możemy pozyskać wyłącznie dane potrzebne do wykonywania pracy w tym kierunku. Jeśli szukamy specjalisty ds. marketingu nie możemy zapytać kandydata o wykształcenie, czy doświadczenie z obszaru administracji lub sprzedaży. To na pracodawcy leży odpowiedzialność odpowiedniej oceny tego, jakie dane są potrzebne. Jeśli kandydat nie chce podać niezbędnych do zatrudnienia danych, możemy odrzucić jego aplikację.
Zdarza się, że potencjalni kandydaci podają nam informacje, których według prawa nie możemy żądać. W procesie rekrutacji powinniśmy stosować się do zasady minimalizacji przetwarzania danych osobowych. Często kandydat dobrowolnie podaje więcej danych, np. tworząc swoje CV dodaje zdjęcie i opisuje całe doświadczenie. Przetwarzanie takich dobrowolnie przekazanych dodatkowych danych jest w takiej sytuacji możliwe bez osobnej zgody, dlatego że kandydat przekazuje je z własnej woli.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kandydat podaje dane wrażliwe zawarte w art. 9 pkt. 1 RODO, np. poglądy polityczne, przekonania religijne, dot. orientacji seksualnej, czy pochodzenia rasowego. Wtedy musimy mieć odrębną, wyraźną zgodę kandydata na przetwarzanie tych wrażliwych danych. Jeśli jej nie otrzymamy, musimy niezwłocznie usunąć te dane.
Rekrutacja zgodna z prawem
Aby przeprowadzić proces rekrutacyjny zgodnie z prawem musimy pamiętać o kilku kwestiach.
- Przede wszystkim musimy pamiętać, żeby prosić kandydata wyłącznie o dane z zamkniętego katalogu z art. 22 Kodeksu pracy.
- Pracodawca może odrzucić kandydaturę osoby, która odmawia podania ww. danych.
- Nie możemy prosić o dodatkowe dane, jeśli nie przewiduje tego żaden konkretny przepis.
- Można pytać wyłącznie o kwestie związane ze stanowiskiem, które chcemy obsadzić.
- Bez wyraźnej zgody kandydata nie możemy przetwarzać jego wrażliwych danych.