Czasem zdarza się, że zostajemy sami z natłokiem obowiązków. Może być to spowodowane nieobecnością współpracowników, zadaniami, które trzeba nadrobić po urlopie lub nawet obecną sytuacją na świecie. Zmieniające się warunki na rynku mają wpływ na dodatkowe obowiązki. Być może mamy problemy z organizacją czasu, a może po prostu zadań jest za dużo. Jak radzić sobie z przytłaczającą liczbą obowiązków? Z artykułu dowiesz się jak nie stracić motywacji w codziennej pracy.
Nadmiar obowiązków w pracy
Przyczyn nagromadzenia zbyt wielu obowiązków w jednym czasie może być wiele. Prowadzi to najczęściej do przemęczenia, a także frustracji. Przez to szybko się demotywujemy i nasz zapał do pracy znika. Warto zastanowić się nad tym, skąd pojawiła się taka liczba obowiązków. Jeśli nie potrafimy dobrze zorganizować swojej pracy, nie będziemy w stanie wykonać podstawowych zadań w odpowiednim czasie. W internecie znajdziemy wiele ogólnodostępnych narzędzi, dzięki którym łatwiej będzie nam zadbać o odpowiednie planowanie, tak aby żadne zadanie nie zostało pominięte. Dzięki temu rozpiszemy sobie konkretne zadania na konkretny czas. Jeżeli jednak nadmiar obowiązków wynika z otrzymania zbyt wielu zadań od przełożonego, warto z nim o tym otwarcie porozmawiać. Można to określić zwracając szczególną uwagę na czas wykonywania tych zadań. Jeśli mimo nadgodzin nie jesteśmy w stanie się wyrobić, to najprawdopodobniej zaszła pomyłka podczas planowania przełożonego.
Hierarchia obowiązków
Wielu pracowników boryka się z nadmiarem obowiązków spowodowanym problemami z organizacją czasu. Ma to miejsce często przy pracy zdalnej, która ostatnio często nam towarzyszy. Warto wypracować pewne nawyki, które z czasem pozwolą bez problemu radzić sobie z natłokiem obowiązków.
Swoje zadania można podzielić według tzw. matrycy Eisenhowera:
- ważne i pilne zadania – najbardziej istotne w danym momencie, ze ściśle określonym terminem wykonania, które często mogą hamować inne prace;
- mało pilne i ważne zadania – bez określonego deadline’u, ale niezwykle istotne dla naszego życia prywatnego lub pracy;
- mało ważne i pilne zadania – takie, na które nie mamy wpływu, ale muszą zostać wykonane;
- mało pilne i mało ważne zadania – nie wpływają na naszą pracę ani rozwój osobisty i nie przyniosą żadnych zmian. Ich wykonanie często marnuje nasz czas.
Jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków?
Stosując się do wyżej wymienionej matrycy Eisenhowera, nie można zapominać o zdrowym rozsądku. Żadna z tych części nie powinna pochłaniać większej ilości czasu. Nie możemy przemęczać się wykonując zadania wyłącznie ważne i pilne, ale także nie powinniśmy spędzać większości swojego czasu na zadania mało ważne i mało pilne. Zachowanie równowagi jest niezwykle istotne. Problemem mogą być obowiązki mało pilne, ale ważne, które będziemy odkładać dlatego, że nie mają określonego terminu, mimo że są dla nas bardzo istotne. Spadek motywacji dotyczy także sytuacji, w której musimy wykonywać zadania pilne, ale mało ważne i czujemy wtedy, że nie wpłynie to na nasz rozwój i nie jest to wartościowe. Musimy zadbać o to, żeby codzienne zadania były różnorodne. Dzięki temu sprawnie zorganizujemy naszą pracę bez frustracji, ale też bez nudy.
Główne elementy dobrej organizacji pracy
Aby poradzić sobie z nadmiarem obowiązków i słabą organizacją pracy warto skupić się na kilku ważnych czynnikach.
- Planowanie. Wielu pracowników nie podchodzi do tego profesjonalnie i odkłada to na drugi plan. Jest to ogromny błąd. Bez odpowiedniego planowania obowiązków możemy w pewnym momencie się zgubić i doprowadzić do nadmiaru zadań w jednym czasie. Dzięki dobremu rozplanowaniu, będziemy na bieżąco widzieć co zostało do zrobienia i nic nie pominiemy.
- Nadawanie priorytetów. Nie możemy doprowadzić do sytuacji, w której skupimy się na zadaniach mało istotnych, które nie są pilne. Wtedy zostawiamy trudne i ważne zadanie nietknięte. Wyznaczenie priorytetów podczas planowania może być kluczowe, aby nie pozostawić najważniejszych zadań na koniec, marnując czas na te mniej istotne. Zaczynając pracę od obowiązków według ich trudności i ważności nie zostaniemy w sytuacji, gdy zabraknie nam czasu. Pamiętajmy, że największy zapał do pracy mamy na początku.
- Odcięcie się od rozpraszaczy. Przed rozpoczęciem pracy powinno się odciąć od wszelkich rozpraszających powiadomień i dźwięków. Czasem jest to trudne jednak, gdy już się z tym uporamy nasza praca będzie bardziej efektywna.