W życiu każdego pracodawcy zarządzającego pracownikami nadchodzi moment na przeprowadzenie trudnej rozmowy. Bez różnicy czy rozmowa dotyczy jakości i sposobu pracy pracownika, czy zupełnie innych tematów – sytuacja należy bez wątpienia do stresujących.

Często podczas takich spotkań dochodzi do negatywnych emocji, choć zazwyczaj obie strony dążą do porozumienia. Jak więc przygotować się i przeprowadzić taką rozmowę, aby zapanować nad emocjami i przekazać wszystko co istotne? 

Przygotowanie do trudnej rozmowy 

Wielu pracodawców nie czuje się dobrze w prowadzeniu trudnych rozmów z pracownikami, nieważne jaka więź ich łączy, taka sytuacja zawsze wiąże się ze stresem, emocjami oraz niepewnością. Na pewno taka rozmowa nie należy do przyjemnych aspektów zarządzania. Nieważne jak często takie rozmowy zdarzają się w Twojej firmie, wszelkie rady mogą przydać w najmniej oczekiwanym momencie. 

Najważniejsze w przygotowaniu się do rozmowy jest przemyślenie czego tak naprawdę pracownik chce lub “Co ja chcę od pracownika” – w zależności od sytuacji. Początkowo może się to wydawać absurdalne, ponieważ czasem ciężko jest się domyślić czego oczekuje druga osoba. Jednak można to wywnioskować po zachowaniu lub po przyczynie planowanej rozmowy.

Jak wiadomo, każdy człowiek jest inny i każdy ma inne oczekiwania oraz pragnienia, niełatwo więc postawić się w czyjejś sytuacji. Pomoże to jednak przygotować się na różne scenariusze. Różnorodne wersje przebiegu rozmowy pomogą również stworzyć odpowiednie odpowiedzi, które będą bardziej przemyślane, zamiast podejmowane w trakcie rozmowy, gdy kierujemy się emocjami. 

Cenne wskazówki 

Zapoznaj się z cennymi wskazówkami, które dla Ciebie przygotowaliśmy. Pomogą Ci lepiej przeprowadzić trudną rozmowę z pracownikiem. Rady te pomogą także opanować emocje oraz merytorycznie podejść do sytuacji. 

Nawiąż kontakt

Podczas rozmowy kluczowe może okazać się nawiązanie kontaktu, które pozwoli “otworzyć” się przed sobą wzajemnie. Ważne jest, aby dopasować swoje postawy do siebie, ustalcie czy siedzicie czy stoicie – ważne aby zajmować takie samo stanowisko, ponieważ nie pokaże wyższości żadnej z osób.

Nie oceniaj, posługuj się faktami

Jasno określaj sytuację, o której rozmawiacie. Posługuj się za obserwowanymi faktami, a nie własną oceną. Np. jeżeli rozmowa dotyczy spóźnień pracownika nie mów: “spóźniasz się, nie mogę na tobie polegać”. Powiedz: “zauważyłem, że przychodzisz po czasie”.

Zawsze daj chwile, aby pracownik mógł się odnieść do zarzutów i mógł wypowiedzieć swoją opinie i się wytłumaczyć. Jeżeli jednak to pracownik przychodzi z problemem, najważniejsze jest, aby go dokładnie wysłuchać i dać możliwość przedstawienia wszystkich faktów z jego perspektywy, bez wchodzenia mu w zdanie. Nie lekceważ żadnego z argumentów, ponieważ każdy może okazać się kluczowy do rozwiązania sprawy. 

Znajdź źródło problemu, nie szukaj winnych

Często gdy pojawiają się jakiekolwiek problemy na naszej drodze, mamy tendencje do obwianiania innych lub siebie. Ważne, aby odpowiedzieć sobie na pytanie “dlaczego”, zamiast “kto”.

Zazwyczaj zła sytuacja jest skutkiem powielanych złych schematów, nie tylko jednej konkretnej osoby. “Zwalanie winy” na kogoś innego może zatrzymywać działanie niepożądane tylko chwilę, ale na dłuższą metę niszczy motywację i nie jest stałym rozwiązaniem problemu.

Jasno określ swoje oczekiwania

Wiele osób zapomina, że podjęcie tematu problemu jeszcze nie uruchamia motywacji do rozwiązania go. Nawet jeśli obie strony wiedzą co robią źle, nie mają pewności czego druga strona dokładnie od nich wymaga. Dlatego jasno określ oczekiwania zarówno swoje jak i swojego rozmówcy, aby wiedzieć co w przyszłości robić inaczej. 

Okaż wsparcie

Poproś pracownika o powtórzenie wszelkich oczekiwań swoimi słowami, aby mieć pewność, że się zrozumieliście. Możesz stworzyć przykładową sytuację problemową i poprosić pracownika o zaproponowanie jej rozwiązania.

Na koniec każdej rozmowy upewnij się, że się dobrze zrozumieliście i zapewnij pracownika, że zmiany będą wdrażane tak szybko jak to możliwe. Jako pracodawca nie sposób uniknąć czasem takich rozmów.

Powyższe wskazówki nie rozwiążą każdego problemu, ale mogą służyć jako porada postępowania. Prawidłowe formułowanie problemów, celów oraz rozwiązań może okazać się kluczem do sukcesu. Szczera rozmowa bez negatywnych emocji często jest rozwiązaniem wielu konfliktów.