Pracodawcy mają coroczny obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu, oczywiście jeżeli ten ma do tego prawo. Kodeks pracy mówi o tym, że taki urlop powinien być ustalony z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Co więcej, musi być udzielony zgodnie z planem urlopów (art. 163 k.p.). Jakie są zasady?
Plan urlopów – czym jest?
Utworzenie planu urlopów w firmie nie jest zależne od liczby pracowników. Każdy pracodawca ma obowiązek go to zrobić. Planem urlopów nazywamy dokument, który zawiera wszystkie urlopy wypoczynkowe zaplanowane w danym roku kalendarzowym. Muszą się tam znaleźć przewidziane przez pracodawcę:
- urlop zaległy – niewykorzystany w poprzednich latach (art. 169 k.p.) – należy przydzielić go do 30 września następnego roku kalendarzowego;
- urlop bieżący – pracownik nabywa do niego prawo z początkiem roku kalendarzowego (art. 152 § 1 k.p.);
- urlop uzupełniający – (art. 158 k.p.);
- oraz pierwszy w karierze zawodowej urlop – z tytułu pierwszej pracy. Pracownik nabywa do niego prawo w trakcie roku w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, za każdy kolejny miesiąc pracy (art. 153 k.p.).
Plan urlopów nie powinien zawierać urlopu “na żądanie”, w związku z czym liczba dni urlopowych w planie jest inna. Przy wymiarze 26 dni planowane jest 22 dni, natomiast przy wymiarze 20 dni – 16 dni.
W artykule 163 § 11 kodeksu pracy znajdziemy informację o tym, kiedy pracodawca może zrezygnować z tworzenia planu urlopów. Ma do tego prawo w dwóch przypadkach:
- działająca organizacja związkowa podjęła taką decyzję – wyraziła zgodę na brak planu;
- w przedsiębiorstwie nie działa organizacja związkowa.
W obu przypadkach pracodawca musi opracować plan urlopów w oparciu o wniosek pracownika. Nie musi jednak zaakceptować wszystkich. W każdej innej sytuacji pracodawca ma obowiązek przedłożenia planu organizacji związkowej, która go akceptuje, bądź nie.
Czy plan urlopów może ulec zmianie?
Plan urlopów powinien być ustalany na podstawie wniosków pracowników, jednakże pracodawca musi uwzględnić dobro firmy. Chodzi tutaj o konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W związku z tym nie jest zobowiązany do akceptacji każdego wniosku. Oprócz wyjątkowych przypadków nie musi także podawać powodu braku takiej akceptacji.
Plany urlopów muszą koniecznie zawierać urlopy obowiązkowe, trwające przynajmniej 14 dni (art. 162 k.p.). Dodatkowo należy podać ostateczny termin, w którym pracownik powinien wykorzystać urlop.
Wszelkie zmiany, które chcemy wprowadzić do planu urlopów możemy zrealizować tylko zgodnie z przepisami kodeksu pracy. Według art. 164 k.p. termin urlopu można przesunąć na wniosek pracownika, jeśli jest ku temu ważna przyczyna. Może to zrobić także pracodawca, jeśli np. nieobecność pracownika zakłóca tok pracy. Przesunięcie urlopu następuje obligatoryjnie jeśli (art. 165 k.p.):
- pracownik wskutek choroby jest czasowo niezdolny do pracy;
- pracownik jest na urlopie macierzyńskim/tacierzyńskim;
- na pracownika nałożono kwarantannę ze względu na chorobę zakaźną;
- pracownik został powołany na ćwiczenia wojskowe na czas do 3 msc.
Co ważne, pracodawca musi udzielić w późniejszym terminie (niż przewidziany w planie urlopów) niewykorzystaną część urlopu. Istotne jest także to, że pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu. Jednakże może to nastąpić tylko wtedy, gdy okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu wymagają jego obecności w firmie.
Narzędzie do planowania urlopów
Planowanie urlopów jest często nie lada wyzwaniem. Jest to jednak obowiązkowe. Plan urlopów można przygotować na krótszy okres niż rok, np. półrocze lub kwartał. Przepisy prawa nie precyzują także terminu sporządzenia takiego planu. Można go zrobić dla całego przedsiębiorstwa, bądź dla części, np. dla konkretnego działu. Co zrobić, aby planowanie urlopów nie było takie czasochłonne?
Warto wybrać odpowiednie narzędzie. System e-Pracownicy z modułem do planu urlopów usprawnia cały proces. Elektroniczne wnioski urlopowe, automatyczne naliczanie nieobecności i możliwość automatycznej akceptacji wniosków zdecydowanie przyspieszy zarządzanie urlopami. Pracownik ma wgląd do całego kalendarza nieobecności, a także swoich wniosków. Dodatkowo widzi na bieżąco ile dni zostało do wykorzystania. Sprawdź i wypróbuj za darmo!