W dzisiejszych czasach każdy pracodawca i przełożony powinien sobie zadać pytanie: Czy system ocen pracowniczych jest wciąż skuteczny do zarządzania efektywnością? Wiele osób przyjmuje, że pracownicy osiągają cele strategiczne firmy dzięki skuteczności systemów oceniania i wynagradzania w organizacji. Uzależniamy premię, czy awans właśnie od oceny. Czy w dalszym ciągu takie działania są skuteczne?

Cele okresowej oceny pracownika

Dzięki ustalonym na początku kryteriom przełożony ma możliwość przeprowadzenia procesu oceny pracownika na bardzo zindywidualizowanym poziomie. System ocen pracowniczych może spełniać kilka funkcji w firmie. Przede wszystkim motywuje do działania. Każdy chce (nawet podświadomie) uzyskać jak najwyższy wynik oceny. Co więcej system ocen przyczynia się do lepszego zarządzania, pozwala odkryć talenty  i zaplanować ścieżki kariery. Dzięki temu można łatwiej określić pracowników do awansu bądź przeniesienia.

Jakie są cele takiej okresowej kontroli?

• Wskazuje kierunki do poprawy w kolejnym okresie. Mowa tutaj o osiągnięciach, zachowaniach, pogłębianiu kompetencji, czy realizacji indywidualnych celów.
• Dostarcza informacji o konkretnych i rzeczywistych osiągnięciach w danym okresie.
• Pozwala kształtować zaangażowanie pracowników.
• Może pomóc szczegółowo zdefiniować oczekiwania firmy wobec pracownika.

Performance Management

System oceny pracowników powinien być stałym elementem zarządzania efektywnością organizacji (performance management). Ma to na celu podniesienie poziomu skuteczności działań firmy. Dodatkowo dzięki temu mamy stałą kontrolę nad tym poziomem i przestrzeń do wprowadzenia koniecznych zmian. Z punktu widzenia pracodawcy system ocen pracowniczych jest bardzo istotny. Wspomaga osiągnięcie celów całej organizacji. Przedsiębiorca, który dba o swój biznes i pracowników stawia to narzędzie wysoko w hierarchii. Podobnie myślą menedżerowie – ale co na to pracownicy?

Pracownik nigdy nie będzie zadowolony z nadmiaru biurokratycznych procedur. Ocena raz na rok, lub raz na pół roku może więc nie być efektywna. Już teraz wielu przełożonych podchodzi do tego bardziej elastycznie. System oceny pracowników można stosować indywidualnie. Sytuacja na rynku jest dynamiczna, a zarówno obowiązki pracownika, jak i cele organizacji mogą ulegać zmianom. Do firmy wchodzą nowe pokolenia, które mają inne wymagania oraz charaktery niż poprzednie. Coraz częściej system ocen przechodzi zmianę – teraz musi być bardziej bezpośredni i natychmiastowy.

Ewolucja systemu ocen pracowniczych

Większość przedsiębiorców inwestuje teraz w rozwiązania IT. Zdecydowanie automatyzacja przydaje się w zbieraniu danych, a jej rola istotna jest także w ocenie pracowników. Opracowanie wyników takich badań za pomocą narzędzi informatycznych staje się coraz szybsze i można to robić w czasie rzeczywistym. Ma to swoje zalety, ale także wady. Po pierwsze daje to uczucie bezstronności, a pracownicy są oceniani w oparciu o jasne kryteria, ustalone wcześniej. Z drugiej strony, ocena jest na podstawie uzyskanych parametrów i czasem brakuje kontekstu wszystkich kompetencji pracownika oraz okoliczności i treści pracy.

Rola przełożonego jest tutaj nieunikniona. To on powinien dokonać całościowej oceny, a także wesprzeć pracownika w rozwoju i ewentualnych działaniach korygujących. Co więcej, musi prawidłowo i w kulturze feedbacku przeprowadzać rozmowy. Bez umiejętności budowania relacji i współtworzenia celów wraz z zespołem nie jest w stanie motywować pracowników. Menedżer powinien dbać o rozwój swoich podwładnych i dobrą atmosferę – wtedy przełoży się to na ich zaangażowanie.

Z punktu widzenia pracownika, system oceny daje mu potwierdzenie swoich kompetencji, ale też poczucie wartości dla całej firmy. Dowiaduje się wtedy co musi poprawić, a co udoskonalić.

Dzisiejszy system oceny pracowników

Do wszelkich procesów warto podchodzić w ramach własnej działalności. Z tradycyjnym systemem oceniania nie pożegnamy się szybko. Najbardziej sprawdza się połączenie oceny z miękkich wskaźników (postawa, kompetencje, zaangażowanie) z wskaźnikami twardymi (bazującymi na odczytach z systemu IT). Wielowymiarowy pogląd na wykonywaną pracę i podejście podwładnych może okazać się najlepszym rozwiązaniem.

System oceny pracowniczej powinien opierać się na takich aspektach:

• same parametry nie obrazują całości i szczegółów pracy;
• liczby i wskaźniki nie są złe, jeśli mają dobry kontekst i będą poprawnie zinterpretowane;
• feedback musi opierać się głównie na czynnikach, które mogą się zmienić – nie na cechach osobowości;
• negatywna informacja zwrotna musi być podparta konkretami i przykładami, a nie emocjami;
• koncentrowanie się na mocnych stronach przyniesie będzie bardziej efektywne, niż wytykanie słabości.