Coraz więcej firm przechodzi na elektroniczne przechowywanie dokumentów. Zmiany te spowodowane są często wyborem modelu pracy zdalnej w przedsiębiorstwie. W tym wypadku papierowa dokumentacja może stać się uciążliwa. Wiąże się to z regularnymi wizytami na poczcie lub w firmie w celu dostarczenia fizycznego druku.

e-teczki

1. Cena i ekologia

Niewątpliwą zaletą e-teczek jest cena przechowywania dokumentów. Zaczynając od najmniejszych firm dla których elektroniczne dokumenty pozwalają zaoszczędzić trochę pieniędzy, po duże firmy gdzie kwota ta staje się już naprawdę wysoka. Tradycyjne dokumenty papierowe wymagają zakupu papieru, tuszu oraz miejsca na przechowywanie. Taki sposób nie jest ekologiczny, a teraz każda firma powinna zwracać na to większą uwagę. Kolejnym aspektem, który przemawia za wyborem e-teczek pracowniczych jest archiwizacja dokumentów. Przy takiej formie przechowywania dokumentów możesz zapomnieć o segregatorach, teczkach czy zawalonych kartkami szafkach. Wszystko przechowujesz w chmurze.

2. Oszczędność czasu i miejsca

Istotną zaletą elektronicznego przechowywania dokumentów jest oszczędność czasu. Nie trzeba przekopywać się przez sterty zakurzonego papieru, aby znaleźć jeden druk. Wszystkie dokumenty masz w jednym miejscu. Pliki są posortowane automatycznie, a znalezienie danego formularza zajmuje parę sekund. Dzięki takim rozwiązaniom jak e-teczki pracownicy działu HR mogą poświęcić swój czas na wykonywanie ważnych obowiązków i rozwój firmy. Taka nowoczesna metoda pozwala zaoszczędzić także przestrzeń biurową. Elektroniczną dokumentację należy przechowywać jedynie 10 lat – przy tradycyjnej okres ten wynosił 50 lat.

3. Jednolita struktura akt.

Przeniesienie dokumentacji do wersji elektronicznej zapewnia jednolitą strukturę akt – dokumenty przypisane do konkretnego pracownika są uporządkowane zawsze w taki sam, zgodny z przepisami sposób. Dzięki jednolitej strukturze łatwiej odszukać odpowiedni plik. E-teczki pracownicze idealnie sprawdzą się w firmie każdej wielkości. Możesz sprawnie odnaleźć konkretny dokument za pomocą szybkiego sortowania. Pliki mogą być poukładane alfabetycznie, chronologicznie lub wg pracowników firmy. Wszystko zależy od potrzeb danego przedsiębiorstwa.

4. Bezpieczeństwo danych.

Każdy przedsiębiorca musi liczyć się z możliwością utraty dokumentów. Coraz częściej mamy do czynienia z cyberatakami, nie wspominając o zwykłym wylaniu kawy. Moduł do elektronicznego przechowywania dokumentów ma funkcję szyfrowania i zabezpieczania wrażliwych plików. Pracownicy nie muszą obawiać się o wyciek swoich danych osobowych, a pracodawca o atak na dokumentację firmową. 

Narzędzie e-pracownicy posiada wiele funkcji usprawniających pracę działu kadr. W łatwy sposób możesz zarządzać urlopami, szybko generować wnioski urlopowe i planować cały kalendarz. Twoja komunikacja z pracownikiem staje się szybsza i bardziej dostępna. Nie zapomnisz o ważnych datach dzięki automatycznym powiadomieniom. Całą dokumentację możesz przechowywać w jednym systemie – od zaświadczeń, po listy obecności i karty pracy.